İNEGÖL DEVLET HASTANESİ YALIN ÇALIŞMALARI ve ÖRNEK PROJELER
İnegöl Devlet Hastanesi olarak aldığımız eğitim sonunda Hastanemizde bir yalın çalışma grubu kurarak belirli periyotlarda toplantılar yaptık, çalışma takvimleri belirledik. Hastanemizde yalın yaklaşımın herkes tarafından benimsenmesi sadece belirlenen bu kişiler ile sınırlı kalmaması kararı belki de bu ekibin almış olduğu en kritik karardı. Yalın yaklaşımın tüm ekibe yayılması için Yalın Yarışmalar düzenlenmesi fikri doğdu. Bu yalın yarışma için ilk eğitimi almış kırk arkadaşımızdan dörder kişilik 10 grup oluşturduk. Bu dört kişilik gruba daha önce yalın eğitim almamış altı çalışanımızı ekleyerek bir grubun 10 kişiden oluşmasını sağladık. Oluşturduğumuz bu 10 gruptan serbest bir şekilde yalın projeler üretmelerini ve yarışma günü bize sunmalarını istedik. Eğitim almış dört arkadaşımız ekiplerinde bulunan altı yeni arkadaşımıza önce yalın eğitim verecek, yalın yaklaşım ile sorunlara bakış açısını anlatacak, ekibinden hastanemiz içerisinde süre gelen herhangi bir aksaklığı tespit ederek yalın yaklaşımla tanımlanan bir çözüm yolu bulmalarını isteyecekti. Ekiplere verilen süre sonunda elimizde hastanemizde gerçekleşen süreçlerde aksaklık olduğu düşünülen 13 noktadaki akışlar değerlendirilmiş, yalın yaklaşımla çözüm önerileri bulunmuş ve en önemlisi 60 yeni yalın gönüllüsü kazanmıştık. İlk yalın yarışma birincimizin projesi, yataklı servislerde bulunan temizlik odalarının dizayn’ ı ile ilgili olmuştu ve çok verim elde edilmiş olundu. Artık yaklaşık 1200 personelin çalıştığı hastanemizde 100 Yalın Hastanecilik eğitimi almış ve o gözle sorunlara bakabilen 100 arkadaşımız vardı. Hastanemiz yalın çalışma grubu periyodik toplantı ve çalışmalarına devam etti. Ana prensibimiz her türlü fikir ve projeye açık olmak ve personellerimizden gelen tüm yalın projeleri dinleyerek değerlendirmek oldu. Bulduğu sorunları dile getirmek ve ürettiği çözüm önerilerinin değer gördüğünü anlamak arkadaşlarımızın yalın yaklaşıma bakış açısını olumlu yönde değiştirdi. Aradan geçen süre zarfında yalın çalışma grubumuz Yalın Yarışma’ nın ikincisini düzenlemeye karar verdi. Yapılan planlama ile gruplar 2 kişi ilk eğitimi alan yalın gönüllüsü, 3 kişi ilk yalın yarışmaya katılan yalın gönüllüsü ve 5 kişi daha önce yalın eğitim almamış personelden ibaretti. 10 kişiden oluşacak bu ekiplerden 20 tane organize edildi. Bu ekiplerdeki işleyişe göre daha önce eğitim almamış 5 arkadaşına önce yalın yaklaşımı anlatacak, problem çözme tekniklerinden bahsedecek, hastane içerisinde grup tarafından bir aksaklık tespit edilerek bu aksaklıların çözümü için proje üreteceklerdi. Yarışma için planlanan sürenin sonunda hastanemiz içerisinde yönetim ekibinin belki de hiç fark etmediği en az 20 sorun tespit edilecek daha önce eğitim almış 100 kadar arkadaşımız yalın becerilerini pekiştirecek ve daha önce hiç eğitim almamış ve bu yarışma ile yalın hastanecilik ile tanışmış 100 kadar arkadaşımız daha olacaktı. Aynen planlandığı gibi oldu ve bazı ekipler 2-3 proje ile yarışmaya katıldı. Toplamda 34 proje yarışmaya katılmış oldu. 100 yeni gönüllü ile birlikte yalın çalışma grubumuz 200 kişinin üzerine çıktı. Bu yarışmada birincilik ödülünü Acil Resüsitasyon Odası Çağrı Butonu projesi kazandı. Bu proje ile birlikte 33 proje daha sunuldu bu çalışmaların bir kısmı birincilik almasa bile hemen hayata geçti. Yarışma sonrasında ödül almaya hak kazanmasa dahi projelerin kabul gördüğü ve hastane içerisinde bu ekiplerin bulmuş olduğu çözümün uygulandığı görülünce çalışan tüm personeller yarışma söz konusu olmasa dahi projeler sunulmaya devam edildi. İdare tarafından yapılan servis ziyaretlerinde, hemen hemen her servis kendi servisi ile ilgili bir projesi olduğunu söylüyordu. Yalın yaklaşım hastanemizde çalışanların kendilerini daha iyi ifade etmesini sağladı. Yönetimin sadece yönetim ekibinin sorumluluğunda olmadığını, bir sorun karşısında asıl o işte çalışan ekibin fikir ve çözüm önerilerinin olabileceği anlayışı hastanemizde yerleşti.
Yalın çalışma grubu, her zaman yeni fikirlere ve çözüm önerilerine açık olup, görevi ve mevkisi farketmeksizin proje sunulabilecek bir başvuru noktası olmaya devam ediyor. Bir sonraki yarışma projemizde daha önce eğitim almış 10 kişilik gruba hiç eğitim almamış 10 kişi ekleyerek 20 grup oluşturmayı ve hastanemizde yalın ile tanışmış 400 kişilik dev bir yalın çalışma grubuna ulaşmayı hedefliyoruz. Tabi bu arada 20 sıkıntımıza çözüm olacak, 20 yalın çalışma daha yapılması bizi ayrıca heyecanlandırmaktadır.
Yukarıda bahsi geçen yarışmalarda birinci olan projelerimizi size tanıtmak isterim. İlk yarışmamızda yataklı servislerde bulunan temizlik odalarının dizayn’ı ile ilgili olmuştu. Bizim hastanemizde 14 adet yataklı servis bulunmakta. Bu servisler 14 hasta odası, doktor ve hemşire odaları, geri hizmet alanları gibi kısımları içermekte ve her bir servis 900 m2 alan kaplamaktadır. Bu alanlarda günün 24 saati temizlik personeli bulunmaktadır. Bu personeller 12 saatlik mesai yapmaktadır. Bir servisin temizlik hizmetleri 4 personelin dönüşümlü olarak çalışmaları ile sağlanmaktadır. Bu personeller ihtiyacı olan malzemeleri depodan alarak temizlik planına uygun şekilde temizliklerini yapmaktadırlar. Malzemeleri bittiğinde hastanemiz eksi birinci katında bulunan depoya tekrar gidip malzeme temin etmektedirler. Yalın proje sahibi ekibimiz burada bir yanlış uygulama olduğunu, bu şekilde çalışarak ölçme ve değerlendirme yapmanın imkânsız olduğunu ve bu konu için harika bir yalın proje planladıklarından bahsettiler. Bu yalın projede 14 servis içerisinde bulunan temizlik odalarına ağır yük rafları koyulacak olup, temizlik malzemeleri personeller tarafından alınmayacak onun yerine belirlenmiş bir personel haftanın belli günleri daha önceden belirlenmiş miktarda malzemeyi bu odalara getirecek, her hafta sonunda bu malzeme odalarında sayım yapılarak kullanılan ve artan malzemeler tespit edilecek ve bu uygulama ile servislerde ki temizlik personelleri malzeme almaya gidiyorum diyerek yapmış oldukları işi yarım bırakmayacak, ölçülü verilen malzeme ile israf var mı yok mu doğru bir şekilde ölçülebilecektir.
Yarışmada sunulan hem birincilik ödülü kazanan hem de oldukça kabul gören bu proje hemen hayata geçirildi. 14 servis için ağır yük rafları alındı. Malzeme dağıtımı için bir personel görevlendirildi ve dağıtım planı oluşturuldu. Daha projenin 2. ayında bazı servislerde çok malzeme kullanıldığı, temizlik kimyasallarının gereğinden çok fazla kullanarak israf edildiği ve hatta bazı personellerin kısa bir müddet kullandığı temizlik paspaslarını yıkamak yerine yenisi ile değiştirdiği tespit edildi. Proje için gerekli ağır yük rafları için harcanan para 2. ayında kendini amorti etti. Temizlik personellerinin servisi bırakıp depoya gitmelerine gerek kalmaması ile memnuniyet oranı arttı. Temizlik odalarında kullanılan ve kalan malzemelerin yorumlanması ile bazı servislerde temizliğin daha az yapıldığı ya da malzemelerin israf edildiği sonucuna ulaşıldı. Bu yapılan çalışma bir temizlik personelimiz tarafından oluşturuldu ve yaklaşık 6. yılında tasarruf sağlamaya devam etmektedir.
2. yarışmamızda birinci olan projemiz ise sağlık personeli arkadaşımız ve ekibi tarafından oluşturulmuş olan Acil Resüsitasyon Odası Çağrı Butonu projesidir. Resüsitasyon odası durumu ağırlaşan, hayati tehlikesi bulunan hastaların tekrar hayata döndürülmesi için kullanılmaktadır. Kötüleşen hasta bu alana çekilerek resüsitasyon başlatılmaktadır. 112 ekipleri getirdikleri hastanın genel durumunun kötü olduğunu düşündükleri hastaları öncelikle bu odaya almaktadırlar. Her iki durumda da hasta odaya alındığında ekipten bir kişi, sorumlu doktoru ve hemşirelere ulaşmaya çalışarak resüsitasyon olduğunu haber vermekteydi. Burada bir zaman kaybı olduğunu ve bu zamanın hayatın kurtarılmasında çok önemli olduğu düşünülerek daha sonra bu odaya nöbet planlandı. 2 hemşire için bu odada nöbet noktası oluşturuldu. Hasta geldiğinde bir hemşire hastayı kabul etmekte diğer hemşire gidip resüsitasyon yapacak ekibi toplamaktaydı. Bu ikinci planlamada hemşireler 24 saatlik nöbetleri boyunca bu alanı beklemekte ve hastanın odada olduğu ortalama 3 saat görev yapmaktaydılar. Ortalama 3 saat hasta olan bir alan için 24 saat 2 hemşire oldukça verimsiz bir planlama oldu. Üstelik oldukça rahat olan bu nöbet noktası iş barışını bozarak herkesin bu noktada nöbet tutmak istemesine daha yoğun olan diğer alanlara nöbet yazmanın zorlaşmasına sebep oldu. İkinci yapılan planlama ayrıca herhangi bir kazanç sağlamamış hasta geldiğinde bir hemşirenin diğer alanlarda görev yapan ekibi toplaması zaman almıştı. Yalın çalışma yapan arkadaşlarımız bu odada nöbet tutmayı gerektirmeyen ve aynı zamanda ekibi kolayca toplayacak bir uygulama geliştirdiler. Bu uygulama aslında hepimizin yakından tanıdığı taksi çağırma butonunu bu iş için entegre etmekti. Resüsitasyon odası içerisine hemen hemen her hastanede kullanılan taksi çağırma butonu yerleştirdiler. Bu butona bastığınızda acilin diğer yerlerinde görev yapmakta olan hemşire, doktor, güvenlik görevlisi ve temizlik personellerinin duyabileceği bir ses çıkartan alıcılar yerleştirildi. Hasta geldiğinde butona basılıyor acil servisin tüm alanlarında bir çağrı sesi duyuluyordu. Bunu duyan ekip genel durumu kötü bir hasta geldiğini anlıyor ve resüsitasyon odasına ivedi bir şekilde geliyordu. 112 ekiplerine ve acil çalışanlarına sistemin tanıtımı yapıldı. Şu anda hastanemiz resüsitasyon odasında hiçbir nöbetçi bulunmamakta olup, 112 ekipleri genel durumu kötü bir hasta getirdiğinde ya da acil servis içerisinde bir hasta fenalaştığında bu odaya getirilmekte ve odaya giren ilk kişi butona basmaktadır. Butona basıldıktan sonra daha önce hayal dahi edemediğimiz bir sürede ekip odaya gelmiş olmaktadır. Resüsitasyon başlama süresi ortalama 50 saniye altına düşmüş, odada bekleyen bir ekip olmamasına rağmen doktorundan hemşiresine, güvenlik personelinden temizlik personeline tüm ekip saniyeler içerisinde resüsitasyon odasında toplanmaktadır. Bu basit uygulama ile ayın 30 günü 2 hemşire ile nöbet tutulma uygulamasından vazgeçilmiştir. Bu noktadaki hemşirelerimiz zaten çok yoğun olan acil servisin diğer kısımlarında görevlendirilmişlerdir. Bu yalın projemiz ile Acil Servis Resüsitasyon Odasında devam etmekte olan israfın önüne geçilmiştir. Sağladığımız iş gücü ve maddi kazanım hesaplandığında her ay 2 personel maaşı kar kadar etmekteyiz. Bu işin maddi faydası gibi gözükse de asıl kazanç, hayatını kaybetmek üzere olan bir insana ilk müdahale süresinin yaklaşık 6 kat azalmasıdır.
Yukarıda bahsi geçen yalın uygulamalarımız sadece yarışmalarda birincilik kazanmış projelerimizdir. Hastanemizin yalın hastanecilik ile tanışmasından sonra gerek yarışmalarla, gerek yalın çalışma grubumuz vasıtası ile 100 ün üzerinde yalın proje üretilmiştir. Bazı yalın projeler ile yeni uygulamalar başlatılmış, bazı yalın projeler ile mevcut uygulamaların faydası olmadığı anlaşılmıştır.
Kamu kurumları içerisinde yalın yaklaşımın yerleşmesi için çalışmalarımızı daha da büyütmek tek isteğimizdir. Diğer kamu hastanelerine bu konuda öncülük etmek, destek olmak ile ilgili kararlılığımız devam etmektedir. Bu çıktığımız yolda bizimle işbirliği içinde olan tüm destekçilerimize teşekkür ederiz. Kamu Hastanelerinde yalın yaklaşımın yerleşmesi için canla başla çalışmaktayız ve hastanemiz içerisinde de mottomuz olan her türlü fikre, desteğe, paylaşıma açığız.
